胡杰副校长与干部中心组共思学校行政后勤工作
发布日期:2012年04月05日

    3月12日的干部中心组学习由胡杰副校长主持,主题是“关于学校行政后勤工作的思考”。

    胡杰副校长对学校行政后勤工作的思考主要由三大部分组成:

    一、要注重理清几个关系

    首先,要理清行政后勤与教学一线的关系。人们通常认为,校园内教学工作是中心,是一线,行政总务是后勤,服从于服务于教学。其实,行政总务后勤和教育教学都是学校工作的重要组成部分,如车之两轮,鸟之两翼,相辅相成,协同作用。正所谓“兵马未动,粮草先行”,“工欲善其事,必先利其器”。

    其次,要理清效益与管理的关系。教学质量的提高要靠行政总务的支撑,而行政总务工作效益的提升在于管理,这是不争的事实。如果说教学工作的主战场是课堂,那么,总务工作的主阵地是整个校园。迈出办公室,勤于转校园,善于发现问题,及时解决问题,是检验行政总务人员敬业态度和工作能力的重要手段。学校基本健全了相关的工作岗位职责,倡导敬业爱岗、乐于奉献的总务人员守则,逐步健全与行政总务人员利益挂钩的考核细则,落实了工作区域、工作任务、工作流程和检查目标。

    第三,要理清服务与育人的关系。长期以来,我们一直提倡行政总务部门服务育人,管理育人,但实际情况却往往是勤于服务,致力管理,却疏于育人。其实行政总务部门在教育培养学生方面(包括德智体美劳诸育)有独特的视角,有其他部门难以企及的优势,是大有作为的,非常值得探索和尝试。如校园维修工作为爱护公物教育提供了鲜活素材;餐饮服务为珍惜粮食提供了教育情境;花木维护、鱼塘管理为学生提供了观察研究花鸟虫鱼生长规律的场所;消防器材的定期维护检修、消防演练可以帮助同学们树立安全意识,掌握消防技能……

    总务人员因其工作特点,较多地接触自然,接触社会,长于动手,长于社交,有较为宽泛的知识面和阅历,一专多能,是校园中不可忽视的一股教育力量,应努力帮助他们强化教育意识,提高育人能力和育人艺术。让总务人员参与育人,恰能与现时重理论、轻实践,重智轻德的教育形成互补,提高教育效能。

    第四,要理清激励与成长的关系。各级各类的教学比武、论文大赛为教师提供了展示舞台;一年一度的职称评定让教师的教育教学水平得到认可;教坛新秀、中青年骨干、学科带头人、特级教师等称号的授予让教师的职业生涯充满追求。

    总务工作繁杂琐碎,常常不为人知,其价值和绩效或难以显现,或滞后显现,或要通过其他部门以及其他教师、学生显现,往往“举起的是别人,奉献的是自己”,因此很多人常常不愿意做。特别是教学事故处罚方面,较之于教学质量,行政总务领域的事故更加直观显现,目的不是惩戒,不能一见就打,一打就死,要着眼于改进和完善。

    人的管理首先是人心管理,在于激发人的潜能。行政总务人员在感情上有被尊重、信任和理解的需要,在事业上有被重视、承认和成功及成就的需要。管理的目的不是将人管死,而应将人管活,激发总务人员的内在需求,追求自身价值的实现,并将自身价值定位与学校群体价值取向趋同,这便是管理者所期望的“同频共振”现象。

    在制定总务人员规章时,既要有规范性、约束性条款,更应有激励性措施。员工们看重日常工作为之带来的经济收益,但更看重行政总务工作为之带来的胜任感、成功感和成就感。我们认为对总务人员实施目标激励、岗位激励、信任激励、荣誉激励和情感激励,更能激发其工作热情,发掘其潜能,提高工作效率,并促进其专业成长。因为,在马斯洛的需要层次理论中,人的自我实现才是人的最高需求。

    二、再造流程,完善管理

    一是认真分析业务范围,服务对象。学校行政总务后勤业务范围的分析,业务范围是形成业务流程的基础,而流畅、正确的业务流程是再造优化组织结构的关键。学校行政总务后勤的业务涉及十分广泛,是一项多功能的管理服务工作,就涉及的业务范围而言,大体可划分以下九种:1、学校行政系统(行政办公事务、对外联络、部门协调、在职和退休人员人事福利、对外宣传);2、房屋及其设备设施的维护保养;3、学校安全工作(包括治安保卫、消防、食品、网络、水电、危险品、建筑等)4、物业管理(保安、绿化、保洁、设备维护等);5、固定资产的管理;6、物资设备采购;7、能源供给和管理;8、食品保障;9、基础建设等。

    二是设计学校行政总务后勤主要业务流程。任何企业都离不开人员流、物资流、信息流与资金流。作为学校行政总务后勤系统,主要涉及到人员流、物资流和信息流。学校总务后勤业务流程的设计除遵守一般的原则外,还必须遵守以下三个重要原则:

    (1)以“学生、教职工为关注焦点”的原则。该原则表明学校应了解学生、教职工当前的和未来的需要,确保组织的目标与学生、教职工的需求和期望相结合。

    (2)以“资源向教育一线倾斜”的原则。教育工作是学校的主流业务,各辅助单位应把教学教研活动视为最重要的工作来关注,因此,人力、物力、财力必须满足教师和教学所需,一切行为向教师和教学一线开绿灯。

    (3)双赢的原则。供需永远是一对矛盾体,学校在提供各项资源的同时,也希望以最少的投入,满足学生、教师、教学的当前和未来的最大的需求。

    三是学校行政总务后勤完善的设想。在流程设置中,有三个环节比较重要

    (1)服务值班中心。统一协调、调度各总务后勤部门人力、物力、技术,协同处理报修、投诉、求助等服务,形成正确的、规范的、程序化的报修机制、投诉机制、求助机制,提高服务质量。

    (2)物资调配中心。统一调配学校的一切物资资源,形成科学的申购机制、审批机制、采购机制,提高物资的管理水平及使用效率。

    (3)基于网络化管理的信息服务中心。建立在较为完善的信息化平台基础上的,融信息收集、处理、交换、发布为一体的控制中心。

    有了正确的流程,机构的设置只需遵守相应的原则,即可形成,该机构模式变原来的单一的直线职能型为矩阵立体型,形成了以服务师生为主的服务中心和以物资管理为主的控制中心,使得部门之间互相依存,互相支持,组织内部中间环节减少,信息传递速度加快,因此,具有管理服务效率高,反映迅速的优点。缺点是要求组织内人员的素质较高,授权要充分,尤其是二个中心的人员素质决定了该机构的运作质量的好坏。

    三、重视队伍建设,加强培训教育

    目前,老师们都在参与科研,完成“教书匠”式“经验式”向“教育家”“专家型”转型,而我们的行政总务管理人员们却还在繁琐的事务工作中奔波。其实,行政总务工作先进的方法,成熟的工作经验,柔性的工作艺术,不是天上掉下来的,而是在实践中不断探索、思考、总结出来的。

    行政总务管理人员忙、累,工作总是烦琐和细碎的,但总务管理人员也有快乐的时候,当你的设计变成现实受人夸赞的时候;当你全力以赴服务好的活动成功时;当你全心全意工作的学校蒸蒸日上时,你都是有成就感的,是快乐的,关键是你是否去体会这种快乐、看你是以什么样的心态去体会这种快乐。

    所以,学校也要通过各种手段和渠道,去培养行政总务人员的幸福感和归属感。